(趣旨)

第1条　この要綱は、本市の歴史を知る上で重要な価値を有すると認められる歴史公文書を保存し、一般の利用に供するため、長岡市歴史文書館が管理する歴史公文書の保存及び利用に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱において「公文書」とは、本市の職員がその職務に関して作成し、又は取得した文書、図画、写真その他これらに類するものをいう。

(廃棄文書目録の提供)

第3条　庶務課長は、文書規則第43条第1項の規定に基づき廃棄文書目録の提出があったときは、当該廃棄文書目録の写しを中央図書館長(以下「図書館長」という。)に提供するものとする。

(歴史公文書の選定)

第4条　図書館長は、前条の規定により提供された廃棄文書目録に基づき、次の基準に該当する公文書を歴史公文書として選定することができる。

(選定の通知)

第5条　図書館長は、前条の規定により歴史公文書を選定したときは、庶務課長及び当該公文書を所管する課長(これに相当する職を含む。以下「主務課長等」という。)にその旨を通知するものとする。

(歴史公文書の提出)

第6条　主務課長等は、前条の通知を受けたときは、歴史公文書として選定された公文書を速やかに図書館長に引き継がなければならない。

(歴史公文書の目録作成等)

第7条　図書館長は、前条の規定により公文書を引き継いだときは、歴史公文書目録を作成の上、当該公文書を適切に整理及び保存するものとする。

(行政委員会等の歴史公文書の取扱い)

第8条　図書館長は、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、水道事業管理者、消防長及び議会(以下「行政委員会等」という。)の管理に係る公文書について、当該行政委員会等との協議に基づき、第3条から前条までの規定に定めるところに準じて歴史公文書の選定等を行うことができる。この場合において、これらの規定中「庶務課長」とあるのは、「当該行政委員会等の文書の管理について総括的な権限を有する職にある者」とする。

(歴史公文書の特別閲覧及び利用の制限)

第9条　長岡市教育委員会(以下「委員会」という。)は、公益上又は研究目的上特に必要があると認めたときは、歴史公文書を特別閲覧に供することができるものとする。

(歴史公文書の廃棄)

第10条　図書館長は、歴史公文書が消滅し、又は歴史公文書として保存する必要がなくなったときは、歴史公文書廃棄文書目録を作成の上、これを廃棄するものとする。

(その他)

第11条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。